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纸质档案数字化加工过程管理的几点思考​

发布时间:2018年05月25日发布部门: 字体大小:

 

        近年来,宁夏档案馆加快馆藏档案的数字化和数据库建设步伐,把档案数字化工作作为局馆的重要工作,并采取一系列有效措施推动馆藏档案数字化,在加快档案数字化进程的同时,有效地带动了档案基础业务和利用工作的发展。笔者在参加档案馆纸质本当案数字化工作过程中,深深感到加强档案数字化加工工作实施过程管理,是保证纸质档案数字化加工工作顺利开展的关键。结合宁夏档案馆开展纸质档案数字化加工工作实际,谈谈对规范纸质档案数字化工作实施过程管理的认识。

        一、纸质档案数字化加工前整理过程的管理  

        数字化是将纸质档案数据图像的转换,而这个转换的基础是在完整、准确、清晰的档案前处理、整理后进行的。纸质档案数字化加工的流程:调卷——整理(编页、核对目录)——分解——扫描——还原装订——图像处理——索引著录——质量检验——数字化挂接——电子版刻录。在工作中,往往会忽略数字化加工的前处理过程,《纸质档案数字化技术规范》规定在扫描之前,根据档案的管理情况,按目录数据准备、拆除装订、区分扫描件和非扫描件、页面修整、档案整理登记、装订等步骤对档案进行适当整理,并确保档案数字化质量。由于现存的纸质档案产生的时代不同,档案的纸张、笔迹各不相同,特别是传统方法归档的档案,分为案卷级和卷内级,各个时期形成的案卷和卷内条目的著录和格式五花八门,行文不统一,有些用语不规范,页码编错等问题很多。所以,数字化的前准备就是尤为重要的一项环节。因此,首先必须搞清纸质档案现状,并进行整理。笔者认为纸质档案的现状主要包括以下几个方面:档案的产生年代、档案使用的纸张环境(包括纸张的厚度和损坏等情况)、档案使用的笔类(含内文书写的颜色)、档案的装订情况(线、孔、胶水、螺丝及硬、软封面、内文状况)、档案的目录状况(含目录与内文是否吻合、目录内容是否完整性)、档案编页准确的数量等方面:因此,在对纸质档案数字化之前,必须分清轻重缓急,在开展鉴定工作以后,根据馆藏档案重要程度、破损情况、利用需求等,详实进行统筹规划,分步实施数字化。以馆藏重点档案、重要全宗的档案和涉及民生等档案优先进行数字化。
        二、纸质档案数字化加工操作过程管理
加强纸质档案数字化处理过程管理,是确保档案原件和数字化档案信息的安全的重要保障.档案数字化的加工重点在于过程管理,建立一个严谨、保证质量、快捷利用的健康数据库,并按照工作岗位的不同给相关工作人员分配使用权限,实现全程管理、适时控制。
        笔者以为,纸质档案数字化项目的管理,首先要从数字化项目的全程管理人手,主要是对纸质档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、验收移交等程序阶段实施全过程管理,对项目的安全、标准、质量、进度等进行有效控制;其次,是数字化工作中的文档管理,主要明确纸质档案数字化过程中形成文档的整理、归档、移交等管理要求统一进库保管。
       为保证纸质档案数字化每个工作环节的正常进行和各个工作环节的顺利衔接,我馆在纸质档案数字化基本环节管理中按照《纸质档案数字化技术规范》的要求,制定了一系列纸质档案数字化加工流程表,如《档案数字化扫描批次表》《档案数字化领卷、还卷登记表》《纸质档案数字加工交接登记表》《档案电子目录质检登记表》《纸质档案数字扫描验收表》等,这些登记表在纸质档案数字化加工流程和数字化加工管理过程中起了重要的保障作用。数字化加工完成后,我们应及时将这些登记表整理、汇总、装订成册,并在此基础上详细编写档案或全宗档案的数字化加工说明,包括全宗号、目录号、年代、案卷总数、件数、总页数、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等,形成一套完整、规范的资料,保存起来,以备后查。首先纸质档案数字化若数字化后的数据在验收时或使用时发现问题,它们也是回查问题、解决问题的最重要的依据。其次这也是留给后人的文字记录,是保证档案数字化工作前后一致和衔接不同时期、不同全宗档案数字化工作的有效手段。
        在做好上述环节工作的同时,着重要重视数字化扫描等环节的质量问题。
严把扫描图像质量关。在档案扫描的实际操作中会碰到各种问题:(1)漏扫与多扫问题。一是漏扫描档案文件资料、大图纸的信息。有的档案页面折皱遮字,信息没有全部扫描出来;二是对列为不进行数字化处理的对象进行了扫描。(2)大幅面图像的拼接处理问题。由于机器的限制,很多大幅面档案、资料、图纸无法整页扫描,只能进行分区扫描,形成的多幅图像按要求进行拼接处理,使之合并为一个完整的图像,以保证档案资料数字化图像的完整性。在扫描过程中,从技术上完成多幅图像的拼接处理是完全没有问题的,但是在扫描加工的实践中却很容易忽视这种情况,影响全文档案数据的未来利用。(3)在选择扫描分辨率方面,相关工作人员没有根据档案纸质的不同、采用不同的分辨率,没有严格按照图像清晰、完整、不影响图像利用效果的要求进行扫描。对同一卷档案采用同一种分辨率、同一种模式进行扫描,完全不考虑在同一卷档案中也会有不同纸质质量。其产生的后果是,有的幅面比较清晰,有的幅面则清晰度较差。(4)在扫描过程中也会出现档案原件页面上会有多页粘贴的情况,遇到这样的情况时需要工作人员分次有序扫描,形成完整档案文件。(5)档案全文扫描后的划分关系到条目与扫描图像的挂接,工作人员要根据所输入的条目,认真仔细的划分,确保挂接后数据与图像的一致性。
         严把档案资料原件还原关。在数字化扫描进行前我们都要拆卷(件),拆除装订物,完成扫描后再重新装订起来,按技术要求,案卷装订要保持档案的原貌。由于档案案卷的历史原因和实际操作的疏忽,致使出现两种不应该出现的状况:一是发生漏装订部分档案页面;二是把属于本案卷的文件,错装进另一案卷。这些问题的出现势必会使与档案案卷原貌不相符,以致影响到档案复原后的质量,因此一定要按照档案整理的技术要求,认真细致的做好数据档案的还原装订,确保档案的前后一致性。
        三、纸质档案数字化加工成果数据验收过程管理
根据《纸质档案数字化技术规范》规定数据验收主要包括:数据抽检、验收指标、验收审核、验收登记四个方面的内容。组织严格规范的数据验收,是保证数字化加工质量的重要手段,纸质档案数字化加工,任何一个逻辑错误,都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患,要赋予数字化加工各环节工作人员质量检查任务,每个工作人员操作前,要先对上一环节提供的档案或数据进行质量检查;档案扫描员负责检查档案前处理质量,图像处理员负责检查档案前处理和档案扫描质量,数据挂接员负责检查档案前处理、档案扫描和图像处理质量,质检员负责检查所有环节工作质量,各班组长负责检查本班组人员工作质量。数据验收包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量,抽检的比率是一个全宗不得低于5%,如出现目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”;一个全宗的档案,数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上时,给予验收“通过”,验收结论必须经处室相关人员、局馆领导审核签字后方可有效,并填写纸质档案数字化验收登记表单,数据验收过程结束。
       四、纸质档案数字化加工成果安全管理
       为保证纸质档案数字副本是档案原件真实、完整、可靠与可用的复制件,必须在纸质档案数字化过程中实施全程安全管理。应建立安全管理措施,对数字化对象实行审批制,采用适合的数字化技术,执行规定的质量控制程序,准确制作各个环节并由当事责任人的签字,数字化成果按规范要求移交,确保档案原件与档案信息安全。对进行数字化的档案原件,在拆装、整理、修复等过程中,应遵循最小干预、保持原貌以及适宜性、相似性与可逆性原则,最大限度减少数字化转换对档案原件可能造成的损伤或形制变化。数字化档案离开了计算机及相应的软件,就无法生成、传递、识别,为保证数据安全,完整数据应及时进行备份,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存。备份数据也应进行检验,备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。
       纸质档案数字化加工工作是一项长期而又复杂的任务,在开展纸质档案数字化加工实践过程中会不断地涌现新的情况、新的问题、新的技术,这就要求我们必须不断加强规范纸质档案数字化加工的过程管理,确保纸质档案数字化加工工作的顺利开展。

 

 

 

 

转载来源:成都市档案局(馆)